Нові правила звітності нотаріусів з 1 січня 2026 року: Повний аналіз законодавчих змін

З 1 січня 2026 року в Україні вступають у дію суттєві зміни до порядку подання звітності нотаріусами щодо посвідчених ними правочинів. Ці нововведення є частиною масштабної стратегії цифровізації нотаріату та посилення контролю за фінансовими операціями громадян. Держава прагне зробити ринок нерухомості та спадкування максимально прозорим, інтегруючи дані нотаріальних реєстрів із базами даних Державної податкової служби України (ДПС) у режимі реального часу.

Для пересічного громадянина ці зміни означають, що інформація про будь-яку значну майнову операцію стає доступною контролюючим органам значно швидше, а роль нотаріуса як податкового агента стає ще більш вагомою та відповідальною.

1. Суть реформи звітності: Від квартального до деталізованого контролю

До останнього часу нотаріуси подавали інформацію про посвідчені договори купівлі-продажу та видані свідоцтва про право на спадщину у межах щоквартальної звітності (форма 4ДФ). Проте нова система, що запроваджується у 2026 році, передбачає щомісячну деталізацію у межах квартального звіту та автоматичну передачу відомостей про ціну об’єктів та суми сплачених податків.

1.1. Нова періодичність та обсяг даних

Згідно з оновленими нормами Податкового кодексу та відповідними наказами Міністерства юстиції, нотаріус тепер зобов’язаний надавати інформацію не просто як статистичний факт угоди, а з розбивкою за такими критеріями:

• Ідентифікація сторін: Повні дані про реєстраційні номери облікових карток платників податків (ІПН) продавця та покупця.
• Вартість об’єкта: Ринкова вартість згідно з оцінкою та фактична ціна договору, якщо вона є вищою за оціночну.
• Суми податків: Точний розрахунок ПДФО, військового збору та державного мита, сплачених під час угоди.
• Ознака доходу: Чітке кодування типу доходу (продаж першого, другого або третього об’єкта за рік), що безпосередньо впливає на перевірку ставки податку.

1.2. Автоматизація через «Е-нотаріат»

Важливим аспектом є те, що звітування поступово переходить у автоматичний режим через систему Е-нотаріат. Це мінімізує людський фактор і помилки у звітах. Як тільки нотаріус вносить дані про договір до Державного реєстру речових прав, система автоматично генерує чернетку звіту для податкової, яку нотаріус лише верифікує своїм електронним підписом.

2. Нотаріус як податковий агент: Розширені повноваження та відповідальність

Статус нотаріуса як податкового агента у 2026 році стає критично важливим. Тепер нотаріус не просто “спостерігач”, а особа, яка несе персональну відповідальність за правильність визначення бази оподаткування та перевірку факту сплати податку до бюджету.

2.1. Перевірка кількості продажів

Оскільки ставка податку залежить від того, чи є це перший продаж квартири за рік, чи третій, нотаріуси отримали розширений доступ до податкових баз для перевірки попередніх угод клієнта по всій країні. Це унеможливлює спроби приховати факт повторного продажу майна для уникнення сплати 5% або 18% ПДФО. Про актуальні правила ви можете дізнатися у статті про податки при продажу квартири у 2026 році.

2.2. Контроль за оцінкою майна

Нові правила звітності вимагають від нотаріуса вказувати номер звіту про оцінку з Єдиної бази звітів про оцінку ФДМУ. Якщо ціна в договорі занижена порівняно з ринковою, система звітності автоматично підсвітить таку угоду як ризикову для додаткової перевірки податковою службою. Це стимулює сторони вказувати реальні суми угод, що підвищує юридичну безпеку покупця.

3. Вплив на процедуру спадкування

Звітність щодо спадщини також зазнала змін. Тепер нотаріуси повинні звітувати про видачу кожного свідоцтва про право на спадщину із вказанням ступеня споріднення спадкоємця та спадкодавця. Це необхідно для контролю за застосуванням нульової ставки оподаткування.

3.1. Спадкоємці першої та другої черг

Для осіб, які належать до першої та другої черги, податок залишається нульовим, проте нотаріус все одно зобов’язаний включити їх до звіту для фіксації переходу права власності та вартості отриманого активу. Це важливо для майбутніх угод, якщо спадкоємець вирішить продати це майно пізніше. Більше деталей про черговість можна знайти у матеріалі спадщина без заповіту.

3.2. Спадкоємці-нерезиденти

Особлива увага у звітності 2026 року приділяється спадкоємцям, які перебувають за кордоном або є нерезидентами. Для них діють найвищі ставки податку (18%), і нотаріус повинен надати докази сплати цього податку перед видачею свідоцтва. Інформація про такі виплати тепер передається до ДПС негайно.

4. Синхронізація з фінансовим моніторингом

Нові правила звітності нотаріусів нерозривно пов’язані із законом про запобігання відмиванню доходів. Звітування за 2026 рік включає в себе дані, необхідні для здійснення фінансового моніторингу.

4.1. Поріг у 400 000 гривень

При посвідченні будь-якого договору, сума якого дорівнює або перевищує 400 000 гривень, нотаріус у звіті ставить спеціальну відмітку про проходження процедури верифікації джерел походження коштів. Якщо клієнт не зміг надати документи, що підтверджують легальність грошей, нотаріус не лише відмовляє у посвідченні, а й зобов’язаний повідомити про це Державну службу фінансового моніторингу.

4.2. Аналіз ризикових операцій

Завдяки щомісячному аналізу звітності, податкові органи можуть виявляти схеми дроблення угод або фіктивні договори дарування, які використовуються для прикриття купівлі-продажу. Нова система звітності робить такі маніпуляції видимими завдяки наскрізному аналізу реєстрів.

5. Технічні аспекти подання звітів для нотаріусів

Для самих нотаріусів перехід на нову систему звітності вимагає оновлення програмного забезпечення та перегляду внутрішніх процесів роботи в офісі.

5.1. Електронний кабінет нотаріуса

Подача звітів здійснюється через спеціалізований розділ у Електронному кабінеті платника податків. Нова форма звіту включає додаткові поля для введення даних про кадастровий номер земельної ділянки, реєстраційний номер об’єкта нерухомості та дані про державну реєстрацію прав.

5.2. Відповідальність за несвоєчасне подання

Законодавство 2026 року передбачає жорсткі штрафні санкції для нотаріусів за несвоєчасне подання інформації або вказання недостовірних даних. Оскільки нотаріус є гарантом законності, будь-яка помилка у звіті може стати приводом для камеральної перевірки не лише самого нотаріуса, а й учасників угоди.

6. Наслідки для клієнтів нотаріальних контор

Хоча нові правила звітності безпосередньо стосуються роботи нотаріусів, клієнти також відчують певні зміни у процедурі оформлення документів.

6.1. Збільшення часу на підготовку угоди

Нотаріусу потрібно більше часу на передпродажну перевірку документів та податкових статусів сторін. Тепер неможливо просто “швидко підписати” договір без ретельної звірки даних у реєстрах ДПС. Це може дещо збільшити загальну вартість послуг нотаріусів, оскільки обсяг технічної роботи зростає.

6.2. Прозорість розрахунків

Оскільки дані про ціну угоди миттєво потрапляють до податкової, клієнти мають бути готові до того, що їхні офіційні доходи повинні відповідати витратам на придбання нерухомості. Це стимулює використання безготівкових розрахунків через банківські установи, що додатково фіксується у звітності нотаріуса.

6.3. Специфіка роботи з довіреностями

При укладенні угод через представників (за довіреністю), особливо якщо власник перебуває за кордоном, звітність включає дані як про довірителя, так і про повіреного. Це забезпечує додатковий рівень захисту від шахрайства. Порядок таких угод детально описаний у статті про продаж квартири, якщо власник за кордоном.

7. Захист персональних даних та конфіденційність

Попри розширення звітності, принцип нотаріальної таємниці залишається непорушним у частині особистих обставин клієнтів. Передачі підлягають лише фінансові та юридичні дані, необхідні для адміністрування податків.

7.1. Кібербезпека та збереження даних

Держава гарантує високий рівень захисту каналів зв’язку, через які передається звітність. Система Е-нотаріат використовує сучасні методи шифрування, що запобігає витоку інформації про великі майнові угоди третім особам.

7.2. Доступ до інформації правоохоронних органів

Інформація, подана нотаріусом у звітності, може бути використана правоохоронними органами лише у випадках, передбачених законом (наприклад, за рішенням суду), або в межах автоматизованих систем аналізу ризиків НАЗК чи фінмоніторингу. Це забезпечує баланс між державною безпекою та правом громадян на приватність.

8. Рекомендації для підготовки до угод у 2026 році

Щоб уникнути затримок та проблем під час оформлення нерухомості чи спадщини за новими правилами, варто дотримуватися кількох порад:

• Перевіряйте податкову історію: Заздалегідь переконайтеся, скільки продажів нерухомості ви здійснили протягом поточного року.
• Готуйте докази походження коштів: Для угод на значні суми майте при собі декларації, довідки про зарплату або документи про продаж іншого майна.
• Сплачуйте податки вчасно: Надавайте нотаріусу оригінали квитанцій про сплату ПДФО та військового збору, щоб він міг коректно відобразити ці дані у звіті.
• Консультуйтеся заздалегідь: Отримайте попередню консультацію щодо оцінки нерухомого майна, щоб розуміти майбутню базу оподаткування.