Нотаріальне засвідчення копій документів: коли потрібно, які ціни та як відрізнити справжність
Нотаріально засвідчена копія документа — це підтвердження нотаріусом, що копія повністю відповідає оригіналу. Таке завірення часто вимагають держустанови, банки, суди, навчальні заклади та іноземні органи. Розберемося, коли потрібне засвідчення, скільки воно коштує й як не потрапити на підробку.
Коли потрібно нотаріально завірена копія
Нотаріально завірені копії потрібні у випадках, коли інституція або контрагент не може або не хоче приймати оригінал, але вимагає його точну копію з офіційним підтвердженням:
- подача документів до суду або нотаріальної справи;
- подача документів у державні органи (паспортні служби, міграція, МВС, суди);
- оформлення спадщини, дарування, купівлі-продажу, шлюбного контракту;
- банківські операції (в окремих випадках банки вимагають завірені копії паспортів, довідок, документів про власність);
- подача документів у ВНЗ чи закордонні інстанції (часто — з апостилем/перекладом);
- коли оригінал тимчасово недоступний (наприклад, у вас залишається оригінал за кордоном).
Важливо: не всі копії потребують нотаріального завірення — прості внутрішні копії для довідки часто підписує сама особа. Нотаріус потрібен там, де вимагається офіційна юридична гарантія автентичності.
Хто і як проводить завірення копій
Нотаріальне завірення виконує діючий нотаріус (державний або приватний). Процедура проста:
- Прийти з оригіналом документа і копією (часто копію робить нотаріус або його помічник).
- Нотаріус звіряє копію з оригіналом — перевіряє текст, підписи, дати, печатки.
- Нотаріус проставляє напис «Копія вірна» або «Засвідчую відповідність копії оригіналу», ставить підпис, печатку та реєстраційний номер.
- Вносять запис у нотаріальний реєстр. Ви отримуєте завірену копію і квитанцію про оплату.
Скільки це коштує — орієнтовні ціни
| Послуга | Київ | Львів | Одеса | Райцентр / мале місто |
|---|---|---|---|---|
| Засвідчення 1-ї сторінки копії | 120–300 грн | 100–250 грн | 120–280 грн | 80–180 грн |
| Засвідчення повної копії документа | 300–800 грн | 250–700 грн | 280–750 грн | 200–500 грн |
| Засвідчення копії свідоцтва про народження / шлюб | 150–400 грн | 120–350 грн | 140–380 грн | 100–300 грн |
| Завірення перекладу (переклад+завірення) | від 400 грн | від 350 грн | від 380 грн | від 300 грн |
Примітка: ціни умовні і змінюються. Деякі нотаріуси мають фіксований прайс-лист на сайті — просіть прайс до візиту.
Практичний чек-ліст: як підготуватися до завірення копій
- Принесіть оригінал — нотаріус зобов’язаний звірити копію з оригіналом.
- Майте при собі паспорт та ІПН — нотаріус перевіряє особу.
- Заздалегідь зробіть копії або дайте їх зробити в офісі нотаріуса.
- Уточніть вимоги установи, куди подаєте: чи потрібен апостиль, чи потрібен нотаріально завірений переклад.
- Зберігайте квитанцію та номер реєстрації — це доказ завірення.
Як відрізнити справжність нотаріальної копії
- Відбиток печатки — чіткий, округлий, з ПІБ нотаріуса та гербом.
- Підпис нотаріуса — оригінал, не факсиміле.
- Реєстраційний номер і дата — у документі та/або у виписці з реєстру.
- Папір і водяні знаки — офіційні бланки нотаріусів можуть мати захисні елементи.
- Порівняйте копію з оригіналом — тексти, номери документів, підписи й печатки мають співпадати.
- Перевірити в реєстрі нотаріусів / нотаріальних дій через офіційний реєстр Мін’юсту або сайт Єдиного реєстру.
- QR-код або унікальний ідентифікатор — у сучасних електронних документах для швидкої перевірки.
Ознаки підробки — на що звернути увагу
- Нечіткий або відсутній відбиток печатки;
- Відсутній підпис нотаріуса або підпис — факсиміле;
- Помилки в реквізитах нотаріуса (неіснуючий номер свідоцтва, інша адреса);
- Копія виглядає як копія копії (низька якість);
- Документ не має реєстраційного номера або він не відповідає формату.
Що робити, якщо підозрюєте підробку
- Не використовуйте документ для важливих дій — зверніться до справжнього нотаріуса.
- Попросіть нотаріуса зробити витяг з реєстру нотаріальних дій — офіційний доказ.
- Зверніться в місцеву нотаріальну палату або Міністерство юстиції для перевірки.
- Подавайте заяву до поліції — підробка документів є кримінальним злочином.
- Зверніться за юридичною допомогою — у випадку шахрайства нотаріус/юрист допоможе скласти скаргу й позов.
Висновок
Нотаріальне засвідчення копій — проста, але дуже важлива процедура для підтвердження автентичності документів. Перед відвідуванням нотаріуса дізнайтеся конкретні вимоги інстанції, підготуйте оригінали й копії, перевіряйте реквізити документа після завірення та зберігайте квитанції. Якщо виникають сумніви в автентичності — звертайтеся до нотаріуса, реєстрів і правоохоронних органів — краще попередити проблеми, ніж виправляти наслідки шахрайства.
