Апостиль та Легалізація документів: Різниця, процедура та роль нотаріуса для використання документів за кордоном

Для того, щоб український документ (свідоцтво про народження, диплом, довіреність) мав юридичну силу за межами України, його необхідно відповідним чином засвідчити. Існує два основних способи такого засвідчення: Апостиль та Консульська легалізація.

Чітке розуміння різниці між цими процедурами, а також правильна підготовка документа нотаріусом, є критично важливими для уникнення відмови у посольствах чи іноземних установах.

1. Апостиль: Спрощена процедура (Гаазька конвенція)

Апостиль — це спеціальний штамп, який проставляється на документ або на окремий лист, що засвідчує справжність підпису особи, яка підписала документ, та печатки/штампа органу, що його видав.

1.1. Коли потрібен Апостиль?

Апостиль застосовується для країн, які є учасниками Гаазької конвенції 1961 року (більшість країн Європи, США, Австралія, Туреччина та ін.). Для цих країн достатньо одного штампа Апостиль для визнання документа.

1.2. Які органи проставляють Апостиль в Україні?

Вибір органу залежить від типу документа:

• Міністерство юстиції України: Документи, видані нотаріусами (довіреності, заяви, копії), а також свідоцтва про народження, шлюб, розлучення та витяги з реєстрів.
• Міністерство освіти і науки України: Документи про освіту (дипломи, атестати, додатки).
• Міністерство закордонних справ України (МЗС): Довідки про несудимість, медичні довідки та інші офіційні документи.

2. Консульська легалізація: Повна процедура

Легалізація — це більш складна, багатоетапна процедура, яка застосовується для країн, які не приєдналися до Гаазької конвенції (наприклад, Китай, ОАЕ, Канада, Саудівська Аравія та ін.).

2.1. Етапи легалізації

Процедура складається з трьох послідовних кроків, кожен з яких підтверджує попередній:

1. Засвідчення у Міністерстві юстиції України (перевірка підпису нотаріуса).
2. Засвідчення у Міністерстві закордонних справ України (МЗС) (перевірка печатки Мін’юсту).
3. Засвідчення у Консульстві/Посольстві тієї країни, де документ буде використовуватися (фінальне підтвердження).

3. Роль нотаріуса у підготовці документів

Нотаріус є першою та найважливішою ланкою у процесі підготовки документа до міжнародного обігу. Без його засвідчення жоден Апостиль чи Легалізація неможливі.

3.1. Засвідчення копій та перекладів

1. Нотаріальне засвідчення копії: Якщо документ (наприклад, диплом чи свідоцтво) не можна псувати штампом Апостилю, нотаріус засвідчує його копію. Апостиль потім проставляється на нотаріально засвідченій копії.
2. Засвідчення перекладу: Нотаріус засвідчує справжність підпису дипломованого перекладача, який виконав переклад документа. У цьому випадку Апостиль часто проставляється на подвійний документ (копія + переклад).
3. Посвідчення довіреностей та заяв: Документи, складені безпосередньо нотаріусом (наприклад, довіреність на продаж майна), одразу готові для подальшого проставлення Апостилю чи Легалізації.

3.2. Як нотаріус працює з цифровими документами (Дія)

Нотаріус може засвідчувати копії документів, роздруковані з електронних реєстрів, а також документи, отримані через систему електронної взаємодії (наприклад, довідки про несудимість). Засвідчення інформації, виведеної з мобільного застосунку “Дія”, наразі має певні юридичні обмеження, тому завжди вимагайте паперовий оригінал документа для міжнародного обігу.

4. Важливі нюанси та помилки

• Термін дії: Апостиль чи Легалізація не мають терміну дії, але сам документ (наприклад, довідка про несудимість) може бути чинним лише протягом 3-6 місяців.
• Порядок проставлення: Апостиль завжди проставляється на оригіналі або на нотаріально засвідченій копії/перекладі. Не можна засвідчити Апостилем документ, який ще не посвідчив нотаріус.
• Мова: Багато країн вимагають подвійний Апостиль (один на оригінал, другий на переклад). Уточнюйте вимоги посольства конкретної країни.

Отже

Підготовка документів для використання за кордоном — це багатоетапний процес, який починається з правильного нотаріального засвідчення. Звертайтеся до нотаріуса, який має досвід у міжнародних угодах, щоб уникнути помилок, які можуть призвести до відмови в іноземних установах та втрати часу.