Як отримати дублікат нотаріального документа: Покрокова інструкція відновлення свідоцтва, договору чи довіреності

Втрата чи пошкодження важливого юридичного документа (свідоцтва про право на спадщину, договору купівлі-продажу, заповіту чи довіреності) може викликати паніку. Однак законодавство України дозволяє відновити будь-який нотаріально посвідчений документ, видавши його дублікат. Дублікат має таку ж юридичну силу, як і оригінал.

Ця інструкція пояснює, хто, де і як може отримати дублікат нотаріального документа, а також які документи для цього потрібні.

1. Хто має право на отримання дубліката?

Право на отримання дубліката мають лише обмежені категорії осіб. Це є запорукою збереження таємниці нотаріальної дії та захисту прав власника майна.

1.1. Особи, які можуть отримати дублікат

• Особи, від імені або за дорученням яких вчинялася нотаріальна дія: Наприклад, покупець або продавець у договорі купівлі-продажу, довіритель або представник (за наявності оригіналу довіреності).
• Правонаступники осіб: Спадкоємці особи, яка вчинила нотаріальну дію, за наявності свідоцтва про право на спадщину.
• Уповноважені представники: Особа, яка діє за довіреністю від імені однієї зі сторін.

Якщо документ стосувався двох або більше осіб, дублікат може бути виданий будь-якій з них, але лише щодо її частини документа. Наприклад, якщо договір був укладений між двома сторонами, кожна з них може отримати дублікат.

2. Де можна отримати дублікат?

Вибір нотаріуса для видачі дубліката суворо обмежений.

2.1. Основне правило

Дублікат може бути виданий виключно нотаріусом, який посвідчував або видавав оригінал документа, або державним нотаріальним архівом, якщо нотаріус вже припинив свою діяльність (передав архів).

• Приватний нотаріус: Звертатися потрібно саме до того нотаріуса, чиє ім’я та печатка стоять на втраченому оригіналі.
• Державний нотаріус: Якщо державний нотаріус звільнився або вийшов на пенсію, його архів передається до іншої Державної нотаріальної контори (ДНК) або до відповідного обласного нотаріального архіву.
• Припинення діяльності: Якщо приватний нотаріус припинив свою діяльність, його архів (Спадкова справа та Реєстри) передається до іншого приватного нотаріуса або до ДНК. Необхідно з’ясувати місце зберігання архіву.

3. Покрокова процедура отримання дубліката

Процес відновлення документа є чітко регламентованим.

Крок 1: Встановлення місця зберігання архіву

Необхідно з’ясувати, хто саме зберігає оригінал документа у себе в архіві. Якщо це той самий приватний нотаріус, можна переходити до Кроку 2. Якщо ні – зв’язатися з управлінням юстиції для отримання інформації про місцезнаходження архіву.

Крок 2: Збір необхідних документів

Для видачі дубліката необхідно надати:

1. Паспорт та ІПН (ідентифікаційний код): Для підтвердження особи.
2. Заява про видачу дубліката: Складається на місці в нотаріуса, де вказуються обставини втрати документа.
3. Докази зв’язку з документом: Якщо заявник не був однією зі сторін (наприклад, спадкоємець), необхідно надати документи, що підтверджують правонаступництво (свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про смерть).

Крок 3: Оплата послуги та перевірка

Нотаріус перевіряє факт вчинення нотаріальної дії за своїм Реєстром та справляє встановлену плату.

• Вартість: Складається з плати за технічні послуги та витяг з реєстрів. Вартість дубліката зазвичай є фіксованою і значно нижча, ніж вартість первинної дії.

Крок 4: Отримання дубліката

Нотаріус виготовляє документ, який повністю відтворює текст оригіналу. На дублікаті проставляється відмітка “Дублікат”, вказується дата його видачі та номер, за яким його зареєстровано в Реєстрі нотаріальних дій.

4. Особливості та нюанси отримання дубліката

4.1. Дублікат довіреності

Дублікат довіреності може бути виданий лише довірителю або його представнику. Представник (особа, на яку видана довіреність) може отримати дублікат, лише якщо це передбачено в оригіналі довіреності, або якщо він надасть нову довіреність від довірителя на отримання дубліката.

4.2. Дублікат заповіту

Дублікат заповіту може бути виданий лише після смерті заповідача та тільки особам, на користь яких складено заповіт, або виконавцю заповіту. До смерті заповідача дублікат може бути виданий лише самому заповідачу.

4.3. Випадки, коли дублікат не видається

Дублікат не може бути виданий, якщо:

• Минув термін позовної давності (наприклад, для деяких документів).
• Втрачений документ, що не був посвідчений нотаріально (наприклад, звичайна довідка, акт).
• Особа не підтвердила свого права на отримання дубліката.

Висновок

Отримання дубліката нотаріального документа — це проста адміністративна процедура, якщо ви знаєте, який нотаріус зберігає архів. Завжди зберігайте копії важливих документів, але пам’ятайте: якщо оригінал втрачено, його можна законно відновити, звернувшись до джерела його посвідчення.