Електронні реєстри в нотаріальній практиці: Перевірка даних, захист від шахрайства та електронний документообіг
ДРРП, ЄДР, ЄРД: Як нотаріус забезпечує юридичну чистоту угод у цифрову еру
Сучасна нотаріальна діяльність неможлива без доступу до державних електронних реєстрів. Саме вони забезпечують головний принцип нотаріату — безспірність правочинів. Нотаріус, діючи як спеціальний державний реєстратор, не лише посвідчує волевиявлення сторін, але й миттєво перевіряє всю історію об’єкта та суб’єктів угоди, реєструючи нові права. Швидкість і точність цієї перевірки є вирішальними для захисту громадян від шахрайства та рейдерства.
Розуміння того, які реєстри використовує нотаріус і як вони працюють, є ключем до безпечного укладення будь-якої угоди з майном в Україні.
1. Головні Реєстри, що гарантують чистоту угоди
При посвідченні будь-якого договору (купівлі-продажу, іпотеки, спадщини), нотаріус обов’язково використовує та реєструє дані у таких ключових реєстрах:
| Реєстр | Повна Назва | Що Перевіряє Нотаріус | Що Реєструє Нотаріус |
|---|---|---|---|
| ДРРП | Державний реєстр речових прав на нерухоме майно | Право власності, історію переходів права, наявність обтяжень, арештів, іпотеки. | Виникнення, зміну та припинення права власності (наприклад, реєстрація права Покупця). |
| ЄДР | Єдиний державний реєстр юридичних осіб, ФОП та громадських формувань | Статус юридичної особи (банкрутство, ліквідація), повноваження керівника, склад засновників (корпоративні права). | Зміни корпоративних прав (купівля-продаж частки ТОВ), повноваження підписанта. |
| ЄРД | Єдиний реєстр довіреностей | Дійсність, термін, факт скасування або зміни довіреності, яку використовує представник. | Нові довіреності, їх скасування та зміни. |
| Єдиний реєстр заборон | (Частина ДРРП, часто використовується як окремий термін) | Наявність судових рішень, податкової застави, арештів на майно. | Наприклад, заборона відчуження майна, переданого в іпотеку. |
2. Захист від шахрайства: Швидкість та цифровізація
2.1. Миттєва реєстрація прав
Ключовою перевагою є те, що нотаріус є державним реєстратором. Це усуває часовий розрив між укладенням угоди та її державною реєстрацією:
- При купівлі-продажу нерухомості право власності Покупця реєструється одночасно з посвідченням договору.
- Це мінімізує ризик подвійного продажу або накладення арешту на майно у короткий проміжок часу між угодою та її реєстрацією.
2.2. Запобігання “технічному” рейдерству
Використання ЄДР та ДРРП дозволяє миттєво перевіряти статус юридичної особи. Це захищає бізнес від рейдерства, яке часто полягає у спробі змінити керівника або власника через підроблені документи. Нотаріус перевіряє:
- Справжність протоколу: Чи відповідає особа, яка підписує угоду від імені компанії, зареєстрованому в ЄДР керівнику.
- Відсутність судових спорів: Чи не зареєстровано в реєстрах судових рішень щодо заборони відчуження частки.
3. Особливості роботи з електронними реєстрами у 2025 році
3.1. Електронний документообіг та Архіви
Все більше нотаріальних дій супроводжується створенням електронного нотаріального архіву. Нотаріуси використовують кваліфікований електронний підпис (КЕП) для підтвердження достовірності документів, а копії документів, посвідчених нотаріально, можуть зберігатися в електронному архіві. Це полегшує отримання дублікатів та копій у майбутньому.
3.2. Взаємодія з реєстром територіальних громад
При посвідченні угод з нерухомістю, нотаріус обов’язково перевіряє факт реєстрації (прописки) осіб у житлі. Доступ до реєстрів територіальних громад дозволяє нотаріусу отримувати актуальні дані про прописаних осіб, що є критично важливим для забезпечення прав мешканців, зокрема дітей (щодо яких потрібен дозвіл Органу опіки та піклування).
Висновок: Цифровізація як Гарантія Безпеки
Електронні реєстри перетворили нотаріат з паперової на високотехнологічну сферу, де швидкість перевірки та реєстрації є головним елементом захисту. Для клієнта це означає високу надійність проведеної операції. Звертаючись до нотаріуса, ви фактично отримуєте миттєву державну гарантію чистоти угоди, підкріплену інформацією з усіх ключових державних баз даних.
