Але в епоху цифровізації та шахрайських схем з’являються випадки підробки нотаріальних документів. Як пересічній людині перевірити справжність паперів і що робити, якщо є сумніви? Розбираємось поетапно.
1. Що таке нотаріально посвідчений документ
Це документ, зміст якого підтверджений нотаріусом згідно із Законом України «Про нотаріат». Нотаріус не просто ставить печатку — він перевіряє особу, дієздатність, наявність права власності, повноваження сторін і відповідність закону.
Кожен такий документ отримує унікальний реєстраційний номер і вноситься до єдиного електронного реєстру. Саме тому він має підвищений рівень юридичної сили.
2. Основні ознаки справжнього нотаріального документа
- Наявність гербової печатки нотаріуса — кругла печатка з державним гербом України, повним ПІБ нотаріуса та номером його свідоцтва.
- Підпис нотаріуса — оригінальний, не копія чи скан.
- Реєстраційний номер — кожна дія фіксується у реєстрі нотаріальних дій, наприклад: № 1234 від 12.03.2025 року.
- Підписи сторін — мають бути справжні, без ознак копіювання чи факсиміле.
- Захищений нотаріальний бланк — використовується державними та приватними нотаріусами, має водяні знаки, мікротекст і унікальний номер серії (наприклад, НМ №123456).
- Коректні реквізити нотаріуса — місце роботи, адреса, номер свідоцтва, округ.
3. Як самостійно перевірити справжність нотаріального документа
3.1 Перевірка через Єдиний реєстр нотаріальних дій
Найпростіший спосіб — скористатись офіційними електронними сервісами Міністерства юстиції України.
Єдиний державний реєстр нотаріальних дій містить усі записи про посвідчені договори, довіреності, заповіти, заяви тощо.
Ви можете звернутись до будь-якого нотаріуса з проханням зробити перевірку за номером реєстру — зазвичай це займає кілька хвилин.
3.2 Використання Реєстру довіреностей
Якщо документ — це довіреність, перевірити її дійсність можна через спеціальний Реєстр довіреностей на сайті Мін’юсту (nais.gov.ua).
Потрібно ввести номер документа та дату посвідчення — система покаже, чи дійсна довіреність і чи не скасована.
3.3 Перевірка Спадкового реєстру
Для перевірки заповіту або спадкової справи існує Спадковий реєстр. Його веде також Міністерство юстиції.
Звернувшись до будь-якого нотаріуса, можна отримати довідку про наявність заповіту чи відкритої спадкової справи — це допоможе уникнути шахрайства.
3.4 Звірка реквізитів нотаріуса
Щоб переконатись, що нотаріус справжній, можна перевірити його дані в Єдиному реєстрі нотаріусів України (er.notar.gov.ua).
Там зазначено ПІБ, номер свідоцтва, робоче місце та статус (діючий/припинений). Якщо нотаріуса з такими даними не існує — документ може бути фальшивим.
4. Як розпізнати підробку нотаріального документа
Найчастіші ознаки підробки:
- розмиті або нечіткі відбитки печатки;
- відсутній або некоректний номер реєстру;
- бланк без водяних знаків або з підозрілою структурою паперу;
- елементи копіювання (сканування, факсиміле, фотомонтаж);
- невідповідність шрифтів чи форматів у різних частинах документа;
- застарілі реквізити нотаріуса (іноді вказують нотаріуса, який уже не працює);
- нелогічні дати, виправлення, закреслення.
Якщо виникли сумніви — не поспішайте підписувати чи використовувати документ. Найкраще звернутись до будь-якого діючого нотаріуса для верифікації або надіслати офіційний запит до Міністерства юстиції.
5. Що робити, якщо підозрюєте підробку
- Не користуйтеся документом — не передавайте його банку, суду чи іншим особам, поки не впевнені у його справжності.
- Зверніться до нотаріуса — він перевірить реєстрові записи та зробить офіційний висновок.
- Подавайте заяву до поліції — підробка документів є кримінальним злочином (ст. 358 КК України).
- Зверніться до суду — якщо фальшивий документ уже використано для незаконних дій (наприклад, перепродажу майна), лише суд може визнати його недійсним.
6. Хто несе відповідальність за підробку нотаріальних документів
За підробку або використання підроблених нотаріальних документів передбачено кримінальну відповідальність за ст. 358 Кримінального кодексу України:
- підроблення документів — штраф до 850 гривень або обмеження волі до 2 років;
- використання підробленого документа — до 2 років позбавлення волі;
- якщо це робить посадова особа — до 5 років позбавлення волі.
Також нотаріус, який умисно посвідчив неправдивий документ, може бути позбавлений права на діяльність.
7. Чи можна перевірити нотаріальні документи онлайн
Так. Україна поступово переходить до електронної моделі нотаріату (e-Notariat).
У межах цифрової трансформації через портал «Дія» планується можливість перевіряти справжність електронних довіреностей, заповітів, договорів та інших документів у реальному часі.
Це дозволить швидко виявляти підробки без особистого візиту до нотаріуса.
8. Поради від нотаріусів
- Завжди перевіряйте реквізити нотаріуса перед укладанням угоди.
- Не підписуйте жодного документа, якщо він викликає сумніви або не має печатки.
- Вимагайте копію нотаріально посвідченого документа з реєстраційним номером.
- Зберігайте документи у надійному місці й не передавайте оригінали без потреби.
- При купівлі нерухомості перевіряйте все через Державний реєстр речових прав на нерухоме майно.
9. Як уникнути шахрайства при нотаріальних діях
Найкращий захист — це уважність і знання. Перед підписанням важливих документів:
- Попросіть нотаріуса пояснити кожен пункт угоди.
- Перевірте документи всіх учасників — паспорти, ІПН, витяги з реєстрів.
- Не довіряйте “дешевим” послугам без офісу і печатки.
- Не користуйтеся послугами “псевдо-нотаріусів” у поштових відділеннях чи агентствах нерухомості.
10. Висновок
Перевірка справжності нотаріального документа — це не складно, якщо знати, куди звертатись і які ознаки вважати підозрілими.
Завжди користуйтеся офіційними джерелами, перевіряйте печатки, реєстраційні номери та особу нотаріуса.
Якщо виникли сумніви — дійте оперативно: нотаріус, поліція, Мін’юст і суд допоможуть захистити ваші права.
Нехай кожен документ, який ви підписуєте, буде справжнім і юридично бездоганним.
